Case Study |
Banco Português de Investimentos
Um Banco Português de Investimentos debatia-se com vários problemas relacionados com a gestão da documentação recebida e expedida. O tratamento dos documentos era feito manualmente e distribuição interna obrigava a um recurso humano a tempo inteiro para essas tarefas.
As secretárias encontravam-se cheias de papel. Encontrar um documento, uma factura, uma carta era muito dificil e os pedidos podiam demorar até 1 semana a serem satisfeitos.
O Departamento de Informação desse banco adoptou a solução da CLICKDOC em 2005 no sentido de resolver os seguintes problemas:
• Dispersão da documentação
• Dificuldade na pesquisa e recuperação de documentos
• Dificuldade em saber em que local se encontrava determinado processo e qual o seu estado
• Dificuldade em manter a confidencialidade de certos tipos de documentos após a sua distribuição interna
A CLICKDOC após analisar o problema desenvolveu e implementou uma plataforma de gestão documental, que ainda hoje se encontra em funcionamento e que tem vindo a ser alargada em termos de funcionalidades.
O software implementado funciona através do Internet Explorer e foi integrado na Intranet do banco. Desta forma facilitou-se o acesso a esta pelos utilizadores, habituados na generalidade à utilização da internet.
Toda a documentação recebida é digitalizada e classificada. A documentação é distribuida facilmente para os seus destinatários, ou para os circuitos documentais específicos, caso das facturas que dispõem de um circuito pré-definido de aprovações e validações.
Os documentos em papel são imediatamente arquivados após a digitalização, pelo que deicxou de circular o papel na instituição.
Há prazos definidos para o tratamento de tarefas pelos utilizadores, que se forem ultrapassados são enviados alertas para os responsáveis de Direcção, por e-mail, diminuindo consideravelmente as tomadas de decisão e a acumulação de assuntos por tratar.
Há integração do software com outras fontes de dados do cliente, bases de dados, servidor de correio e ERP de forma a automatizar o processo de arquivo de documentos digitais.
Em determinados pontos do workflow o sistema escreve informação em bases de dados e altera estados de acção noutros sistemas.
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